Politique de confidentialité

Qui est responsable du traitement

Flowia est responsable du traitement au sens de la loi fédérale sur la protection des données (LPD, RS 235.1) et de son ordonnance d’exécution (OPDo, RS 235.11).

Compte tenu de sa taille et de la nature de ses traitements, Flowia n’a pas désigné de conseiller à la protection des données. Cette désignation est facultative en droit suisse (art. 10 LPD). Toutes les demandes sont traitées directement par Maël Schöpfer.

Quelles données, et à quel moment

Flowia ne collecte aucune donnée en dehors des quatre situations décrites ci-dessous. Aucune donnée n’est achetée à des tiers, et aucun profil n’est constitué à partir de votre navigation.

Formulaire de contact

Présent sur la page d’accueil et sur la page Contact. Les champs transmis sont :

• votre nom et votre adresse e-mail ;
• le message que vous rédigez, et ce que vous choisissez d’y mettre ;
• votre numéro de téléphone, uniquement si vous demandez à être rappelé ;
• l’adresse de la page depuis laquelle le formulaire a été envoyé.

Le nom, l’e-mail et le message sont nécessaires ; le téléphone est facultatif.

Calculateur de temps automatisable

Le calculateur fonctionne entièrement dans votre navigateur : tant que vous ne demandez pas de récapitulatif, rien n’est transmis. Si vous demandez le récapitulatif par e-mail ou un audit, sont transmis :

• les données d’exploitation que vous avez déclarées pour chaque tâche : description de la tâche, fréquence et récurrence, durée en minutes, coût horaire indiqué, degré de formalisation des règles et part de jugement humain ;
• les résultats calculés à partir de ces valeurs : taux d’automatisation estimé, heures récupérables et économie en francs, par tâche et au total ;
• vos coordonnées : prénom, nom, adresse e-mail, nom de l’entreprise, et téléphone si vous le renseignez ;
• la date et l’heure de l’envoi, et l’adresse de la page.

Prise de rendez-vous

Les boutons « Prendre rendez-vous » ouvrent une page hébergée par Fantastical (Flexibits Inc.). La réservation s’effectue chez ce prestataire, sur son propre formulaire : nom, e-mail, téléphone, lieu du rendez-vous, nom de l’entreprise et commentaire facultatif. Flowia reçoit ensuite ces informations pour préparer et tenir le rendez-vous.

Journaux du serveur

L’hébergeur du site enregistre automatiquement, pour chaque consultation, des informations techniques : adresse IP, date et heure, page consultée, type de navigateur et de système. Ces journaux servent à la sécurité et au bon fonctionnement du serveur. Flowia ne les exploite pas à des fins de mesure d’audience et n’en tire aucune statistique de fréquentation.

Aucune donnée sensible au sens de l’art. 5 let. c LPD — santé, opinions religieuses ou politiques, appartenance syndicale, données génétiques ou biométriques, poursuites pénales — n’est demandée ni recherchée par Flowia.

Pourquoi ces données sont traitées

Flowia traite ces données pour :

• répondre à vos demandes et vous recontacter ;
• vous adresser le récapitulatif du calculateur que vous avez demandé ;
• préparer, organiser et tenir un rendez-vous ;
• établir une offre, puis exécuter le mandat si vous devenez client ;
• assurer la sécurité et le fonctionnement technique du site.

Vos données ne sont jamais vendues, louées ni cédées à des fins commerciales ou publicitaires. Flowia n’exploite aucune newsletter : vous ne recevrez pas d’envoi de masse à la suite d’un formulaire.

Sur quoi ce traitement se fonde

Lorsque vous remplissez un formulaire de votre propre initiative, le traitement de vos données est justifié à la fois par votre consentement et par le lien direct avec la conclusion ou l’exécution d’un contrat que votre démarche prépare (art. 31 al. 1 et al. 2 let. a LPD). Pour les journaux du serveur, Flowia se fonde sur son intérêt prépondérant à la sécurité de son installation (art. 31 al. 1 LPD).

Dans tous les cas, Flowia respecte les principes de l’art. 6 LPD : les données ne sont traitées que dans le but annoncé au moment de la collecte, se limitent à ce qui est nécessaire, sont traitées de bonne foi et tenues aussi exactes que possible.

Qui reçoit vos données

Les formulaires n’envoient pas d’e-mail : ils transmettent leur contenu à un moteur d’automatisation qui répartit ensuite l’information. Voici la chaîne complète, sans omission.

Faites défiler le tableau horizontalement pour voir toutes les colonnes.

Aucun modèle de langage ni service d’intelligence artificielle tiers n’intervient dans le traitement des formulaires : vos données ne sont pas envoyées à un service d’IA et ne servent à entraîner aucun modèle.

Il n’y a aucun autre destinataire : ni régie publicitaire, ni courtier en données, ni prestataire comptable. Des données peuvent être communiquées à une autorité si la loi l’exige.

Qui répond de quoi

L’hébergeur, le serveur n8n, Notion et Telegram interviennent comme sous-traitants de Flowia : ils traitent vos données pour son compte et sur ses instructions (art. 9 LPD). Flowia les a choisis, en répond, et reste votre interlocuteur unique — y compris pour exercer vos droits. Chacun applique en outre sa propre politique de confidentialité, accessible depuis le tableau ci-dessus, notamment pour ses durées de conservation et ses mesures de sécurité internes, sur lesquelles Flowia n’a pas la main.

La prise de rendez-vous est un cas différent : en cliquant sur « Prendre rendez-vous », vous quittez ce site pour une page exploitée par Flexibits Inc. Vous remplissez alors leur formulaire, sur leur infrastructure, sous leur propre politique de confidentialité. Flowia ne maîtrise ni cette page, ni ce que Flexibits en fait, et n’en répond pas. Flowia n’est responsable que des informations de rendez-vous qu’elle reçoit ensuite et utilise pour vous rencontrer.

Communication de données à l’étranger

Des données personnelles peuvent être communiquées à l’étranger uniquement si l’État destinataire garantit une protection adéquate, selon la liste arrêtée par le Conseil fédéral (art. 16 al. 1 LPD, annexe 1 OPDo). À défaut, des garanties appropriées ou une dérogation légale sont nécessaires (art. 16 al. 2 et art. 17 LPD).

Union européenne — Allemagne et Lituanie

Le serveur qui reçoit les formulaires se trouve à Francfort, en Allemagne, et ses sauvegardes sont conservées en Lituanie. Ces deux États figurent dans l’annexe 1 OPDo : la protection y est reconnue comme adéquate et aucune garantie supplémentaire n’est requise. C’est donc la totalité du parcours technique de vos données, entre le site suisse et les outils métier, qui reste dans un espace juridiquement adéquat.

États-Unis — Notion, Fantastical

Les États-Unis ne bénéficient pas d’une reconnaissance d’adéquation générale. Depuis le 15 septembre 2024, le Conseil fédéral reconnaît une protection adéquate pour les seules organisations américaines certifiées auprès du Swiss-U.S. Data Privacy Framework.

Ni Notion Labs, Inc. ni Flexibits Inc. ne sont certifiées à ce dispositif : leurs politiques de confidentialité respectives ne le mentionnent pas et elles ne figurent pas sur la liste officielle dataprivacyframework.gov.

Notion propose un accord de traitement des données, comportant les clauses contractuelles types de l’Union européenne et du Royaume-Uni, aux clients de ses offres payantes. Flowia utilise Notion dans son offre gratuite et ne bénéficie donc pas de cet accord : elle ne peut revendiquer, pour ce transfert, aucune garantie contractuelle au sens de l’art. 16 al. 2 LPD. Seule s’applique la politique de confidentialité générale de Notion, liée dans le tableau ci-dessus.

La communication de vos données vers ce service repose par conséquent sur votre consentement exprès, recueilli par la case à cocher du formulaire (art. 17 al. 1 let. a LPD). C’est la raison pour laquelle cette case mentionne explicitement l’envoi de vos données hors de Suisse, et pour laquelle elle est obligatoire.

Quant à la prise de rendez-vous, vous la réalisez directement chez Flexibits, sous sa propre politique de confidentialité : Flowia n’y est pas partie et n’a pas de contrat de traitement avec ce prestataire.

Émirats arabes unis — Telegram

Ce canal fait partie du fonctionnement normal du service : Flowia ne propose pas de variante sans notification Telegram. Si vous ne souhaitez pas que vos données y transitent, n’utilisez pas les formulaires du site — écrivez directement à mael@flowia.ch.

Combien de temps vos données sont conservées

Faites défiler le tableau horizontalement pour voir toutes les colonnes.

Passé ce délai d’un an, les données sont supprimées du CRM. Cette échéance répond à l’art. 6 al. 4 LPD, qui impose de détruire ou d’anonymiser les données personnelles dès qu’elles ne sont plus nécessaires au regard de la finalité du traitement.

Vous n’avez pas à attendre ce délai : vous pouvez demander la suppression de vos données à tout moment en écrivant à mael@flowia.ch. Cette suppression est effectuée sans condition, sous réserve des documents que Flowia doit conserver en vertu d’obligations légales, notamment comptables.

Les données confiées à Fantastical, Notion et Telegram suivent en outre la politique de rétention propre à chacun de ces prestataires, sur laquelle Flowia n’a pas la main.

Vos droits

La LPD vous reconnaît les droits suivants :

• Accès — savoir si des données vous concernant sont traitées et en obtenir une copie, avec les informations nécessaires pour faire valoir vos droits (art. 25 LPD). Ce droit s’exerce en principe gratuitement.
• Rectification — faire corriger des données inexactes (art. 32 al. 1 LPD).
• Effacement ou destruction — demander la suppression des données vous concernant (art. 32 al. 2 let. c LPD).
• Opposition — vous opposer à un traitement déterminé (art. 30 al. 2 let. b LPD).
• Remise ou transmission — recevoir les données que vous avez communiquées dans un format électronique courant, ou en demander la transmission à un tiers (art. 28 LPD).
• Retrait du consentement — à tout moment, sans effet sur ce qui a déjà été fait.

Comment les exercer

Écrivez à mael@flowia.ch, ou par courrier à l’adresse indiquée au point 1. Précisez ce que vous demandez. Flowia peut vous demander de justifier de votre identité si un doute subsiste, afin de ne pas remettre vos données à un tiers.

Flowia répond dans un délai de 30 jours. Si la demande exige un délai plus long, vous en êtes informé avec le motif et le nouveau délai. Le droit d’accès peut être restreint dans les cas prévus par la loi (art. 26 LPD) ; le motif vous serait alors indiqué.

Autorité de surveillance

Si vous estimez qu’un traitement viole la protection des données, vous pouvez vous adresser au Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT), Feldeggweg 1, 3003 Berne — edoeb.admin.ch. La voie judiciaire civile vous reste ouverte en parallèle.

Sécurité des données

Flowia prend les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données contre l’accès non autorisé, la perte et la modification (art. 8 LPD). Elles comprennent notamment le chiffrement des communications entre votre navigateur et le site, le contrôle des accès aux outils utilisés, et la limitation des personnes pouvant consulter les données — en pratique, le seul titulaire de l’entreprise.

Le détail de l’infrastructure n’est pas publié : le décrire reviendrait à en exposer les points faibles.

Aucune transmission par Internet n’est totalement sûre. En cas de violation de la sécurité entraînant un risque élevé pour vos droits, Flowia en informe le PFPDT et, lorsque la loi l’exige, les personnes concernées (art. 24 LPD).

Décision individuelle automatisée

Flowia ne prend aucune décision individuelle automatisée au sens de l’art. 21 LPD, et ne réalise aucun profilage.

Le calculateur applique une formule déterministe aux valeurs que vous saisissez. Son résultat est une estimation affichée à titre indicatif : il n’a aucun effet juridique sur vous, ne conditionne l’accès à aucune prestation et ne déclenche aucune décision automatique. Toute suite donnée à votre demande relève d’une appréciation humaine.

Cookies et traceurs

Ce site ne recourt ni à la publicité ciblée, ni au profilage, ni à un outil de mesure d’audience. Le détail des traitements opérés sur votre appareil figure dans la page cookies.

Modifications de cette politique

Cette politique peut être modifiée pour refléter une évolution des prestations, des outils utilisés ou du cadre légal. La version applicable est celle publiée sur cette page ; la date de dernière mise à jour figure en tête de document.

En cas de changement substantiel affectant vos droits, Flowia informe directement les personnes concernées dont elle dispose des coordonnées.